Excel starten, Dateien öffnen und speichern – ICDL Tabellenkalkulation - Themenpool

Lernziele dieser Lektion

Excel starten und beenden, neue Arbeitsmappen erstellen (Ref. 1.1.1).
Bestehende Arbeitsmappen öffnen und schließen (Ref. 1.1.2).
Eine Datei im Standardformat .xlsx speichern (Ref. 1.1.3).
Eine Datei in anderen Formaten speichern: .csv, .pdf und älteres Excel-Format .xls (Ref. 1.1.4).
Zwischen mehreren geöffneten Arbeitsmappen wechseln (Ref. 1.1.5).

Worum es geht

Bevor mit Excel gerechnet wird, muss der Umgang mit der Datei selbst sitzen: Programm starten, Datei öffnen, regelmäßig speichern, im richtigen Format ablegen. Im Berufsalltag wird genau das stündlich gebraucht — eine Rechnung als .pdf an den Kunden, ein Adressexport als .csv an die Kollegin, eine Kalkulation als .xlsx ins gemeinsame Laufwerk. Wer die Dateiformate kennt, vermeidet die typischen Fallen: zerschossene Formatierung, verlorene Formeln, kein Empfänger-Programm.

Konzept: Welches Format wofür?

Excel kann eine Datei in vielen Formaten speichern. Jedes Format hat einen Zweck — und einen Preis, wenn das falsche gewählt wird.

Format	Wofür	Was bleibt erhalten?
`.xlsx`	Standardformat für die tägliche Arbeit	Alles: Zahlen, Formeln, Diagramme, Formatierung
`.csv`	Datenexport für andere Programme (Datenbanken, Online-Tools)	Nur Werte und Texte. Formeln, Diagramme, Farben gehen verloren
`.pdf`	Versand, Druck, Archivierung — Empfänger braucht kein Excel	Sichtbares Bild der Tabelle. Nicht editierbar
`.xls`	Älteres Excel-Format (vor 2007), für Kompatibilität mit alten Systemen	Meiste Inhalte, aber neuere Funktionen werden teils entfernt

Tastenkombinationen für die wichtigsten Datei-Aktionen

Strg+N — neue, leere Arbeitsmappe
Strg+O — bestehende Datei öffnen
Strg+S — Datei speichern (überschreibt die geöffnete Datei)
Strg+Umschalt+S oder F12 — "Speichern unter" (Dialog für neuen Namen oder anderes Format)
Strg+W — aktuelle Arbeitsmappe schließen, Excel bleibt offen
Strg+F6 — zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln

Häufige Fehler

CSV ist kein Ersatz für XLSX

Wer eine Excel-Datei mit Formeln, Diagrammen oder Farben als .csv speichert, verliert beim Speichern alles außer den reinen Zahlen und Texten. Das nächste Öffnen zeigt eine kahle Tabelle — die Arbeit ist weg, falls vorher kein .xlsx-Backup gespeichert wurde.

Faustregel: Erst als .xlsx speichern, dann zusätzlich als .csv exportieren — nie nur die .csv behalten.

Merksatz

.xlsx ist das Standard-Format. Alles andere ist ein Sonderfall.
"Speichern unter" (F12) wird gebraucht, sobald Format oder Dateiname wechseln soll.
Regelmäßig Strg+S drücken — alle 5 Minuten verhindert Datenverlust bei Abstürzen.
Sinnvolle Dateinamen: rechnung_2026_04_kunde-mueller.xlsx ist später wiederfindbar, tabelle1.xlsx nicht.

Wissens-Check

Vier kurze Fragen zur Theorie. Erst wenn die Formate sitzen, wird die kleine Excel-Übung am Schluss leichter.