Formeln und Funktionen
Stundenzettel mit Differenz und AutoSumme
Lernziele dieser Lektion
- Die Differenz zwischen Anfangs- und Endzeit berechnen — als Zeit oder als Stundenzahl (Ref. 4.1.1).
- Stunden über mehrere Tage mit der SUMME-Funktion zusammenrechnen (Ref. 4.2.1).
- Mit Überstunden umgehen: nur positive Differenzen zählen (Funktion
MAX). - Mit Datums-Differenzen die Aufenthaltsdauer einer Reise berechnen.
Worum es geht
Stundenzettel sind eine der häufigsten Excel-Anwendungen im Berufsalltag — Pflegedienst, Werkstatt, Bauarbeit, Bürodienst. Excel kann mit Zeitwerten rechnen, wenn die Eingabe als Zeit erkannt wird (Format hh:mm). Die Differenz zweier Zeiten ergibt die Arbeitsstunden — und die SUMME ergibt die Wochen- oder Monatssumme.
Zeit-Differenz und Stunden-Summe
Für eine Arbeitsstundenrechnung pro Tag:
Excel speichert Zeiten als Bruchteil eines Tages: 12:00 = 0,5 (halber Tag). Die Differenz =E5-B5 ergibt also einen Bruch — formatiert als Uhrzeit zeigt sie aber die Stundenzahl.
Format [hh]:mm für Wochensummen über 24 Stunden
Eine Wochenarbeitszeit von 38 Stunden würde Excel im normalen Zeitformat als 14:00 anzeigen — Excel rechnet modulo 24. Damit die volle Stundenzahl sichtbar bleibt, muss das Zellformat auf [hh]:mm gesetzt werden (mit eckigen Klammern). Format → Zellen → Benutzerdefiniert → [hh]:mm tippen.
Häufige Fehler
Negative Zeit ergibt #####
Wenn die Endzeit kleiner ist als die Beginn-Zeit (z. B. Nachtschicht über Mitternacht), wird die Differenz negativ — Excel zeigt ######. Lösung: zur Endzeit 1 dazuzählen (=E5+1-B5) — das addiert einen ganzen Tag, sodass die Mitternachtsgrenze überquert wird.
Außerdem: Ohne [hh]:mm-Format addiert die SUMME nur den Rest modulo 24. 36 Stunden Wochenarbeitszeit zeigt Excel sonst als 12:00. Das ist kein Fehler in der Rechnung, sondern in der Anzeige.
Merksatz
- Tagesarbeitszeit = Endzeit minus Beginn-Zeit.
- Wochenarbeitszeit = SUMME aller Tagesstunden, Format
[hh]:mm. - Pausenabzug: einfach von der Differenz noch die Pausenzeit abziehen.
MAX(Wert; 0)verhindert negative Überstunden.
Aufgaben in Excel
Drei Dateien. Startdatei: Pflegezettel einer Woche mit Live-Feedback. Übungsdatei: fünf Blätter mit verschiedenen Zeit-Aufgaben (Pflege, Schicht, Überstunden, Hotel, Büro).
Dies ist nur ein kurzer Auszug. Die vollständige Lektion mit interaktiven Übungen und Lernfortschritts-Tracking gibt es nach Einlösung eines Einschreibeschlüssels.