Zellen und Daten
Suchen, Ersetzen, Sortieren
Lernziele dieser Lektion
- Mit dem Suchen-Befehl (
Strg+F) gezielt einen Wert in einer Tabelle finden (Ref. 2.2.1). - Mit dem Ersetzen-Befehl (
Strg+H) viele Zellen auf einmal vereinheitlichen (Ref. 2.2.2). - Eine Tabelle alphabetisch oder numerisch sortieren — auf- oder absteigend (Ref. 2.2.3).
- Den Unterschied zwischen Sortieren einer einzelnen Spalte und der ganzen Tabelle verstehen (Ref. 2.2.4).
- Datensätze mit identischen Einträgen erkennen (Ref. 2.2.5).
Worum es geht
In einer Tabelle mit 500 Einträgen wird ein Eintrag gesucht, oder "Stk" soll einheitlich zu "Stück" werden, oder die Liste muss alphabetisch sortiert sein. Excel bietet dafür drei Werkzeuge — Suchen, Ersetzen und Sortieren. Im Berufsalltag sind das die häufigsten Datenpflege-Operationen.
Die drei Werkzeuge im Überblick
| Werkzeug | Tasten | Wirkung |
|---|---|---|
| Suchen | Strg+F | Springt zur ersten Zelle, in der der Suchbegriff vorkommt |
| Ersetzen | Strg+H | Tauscht alle (oder einzeln bestätigte) Treffer in einem Schritt aus |
| Sortieren | Daten → A↓Z / Z↓A | Ordnet die ganze Tabelle nach einer Spalte (A-Z oder Z-A) |
Markierung vor dem Sortieren
Excel sortiert standardmäßig den zusammenhängenden Bereich um die markierte Zelle. Wenn nur eine Zelle (oder eine ganze Spalte) markiert ist, fragt Excel: "Auswahl erweitern?". Auf Auswahl erweitern klicken — sonst wandert die markierte Spalte beim Sortieren allein, der Rest bleibt unsortiert, und die Datensätze sind kaputt.
Häufige Fehler
Ersetzen ohne Markierung
Wer Strg+H drückt und dann "Alle ersetzen" klickt, ohne vorher einen Bereich zu markieren, ändert die ganze Mappe — alle Blätter, alle Spalten. Dieser Klassiker zerstört oft die Spalten-Header. Vorsichtsmaßnahme: vor "Alle ersetzen" einmal "Weitersuchen" drücken, prüfen, was getroffen wird.
Außerdem: Die Option "Gesamten Zellinhalt vergleichen" aktivieren, wenn nur exakte Treffer ersetzt werden sollen — sonst wird auch "Stkw" in "Stk" getroffen, wenn nach "Stk" ohne diese Option gesucht wird.
Merksatz
- Suchen = Strg+F. Ersetzen = Strg+H.
- Beim Sortieren immer die ganze Tabelle markieren (oder nur eine Zelle in der Tabelle und Excel wählen lassen).
- Vor "Alle ersetzen" einmal mit "Weitersuchen" prüfen, was getroffen wird.
Aufgaben in Excel
Drei Dateien zum Üben. Die Übungsdatei hat fünf Blätter mit unterschiedlichen Such-, Ersetzen- und Sortier-Aufgaben.
Dies ist nur ein kurzer Auszug. Die vollständige Lektion mit interaktiven Übungen und Lernfortschritts-Tracking gibt es nach Einlösung eines Einschreibeschlüssels.